Inhaltsverzeichnis
- Warum Todoist und nicht die 47 anderen Apps?
- Erfassen in Lichtgeschwindigkeit
- Mein 3-Phasen-Workflow
- Fazit nach 6 Monaten
Mal ehrlich: Wie oft hast du schon den perfekten Gedanken für ein Projekt gehabt – beim Spaziergang, unter der Dusche oder im Auto – und bis du zuhause warst, war er weg? Bei mir war das früher Standard. Infos sich selbst per Mail senden is hart, Notizen-Apps zu langsam, Notizbuch nie dabei, und mein Gedächtnis… nun ja, das Gehirn ist zum denken da, nicht zum merken.
Dann habe ich Todoist entdeckt. Nicht als weiteres To-Do-Tool, sondern als universellen Gedanken-Fänger. Heute erfasse ich nicht nur Projektideen blitzschnell, sondern organisiere auch unser komplettes Privatleben damit – von der geteilten Einkaufsliste mit meiner Frau bis zu Camper-Checklisten für den nächsten Urlaub.
Warum Todoist und nicht die 47 anderen Apps?
Zugegeben, ich habe fast alles ausprobiert: Notion (zu komplex für spontane Notizen), Apple Reminders (zu simpel für Projekte), Microsoft To Do (vergesse ich ständig). Bei Todoist hat mich eine Sache überzeugt: Die Geschwindigkeit.
Desktop: Schnellerfassung mit Cmd+Shift+A – Gedanke tippen, Enter, weiterarbeiten. Unter 5 Sekunden.
Mobile: Widget direkt auf den Homescreen. Antippen, sprechen, fertig. Selbst mit einer Hand beim Spaziergang möglich.
Smartwatch: „Hey Siri, neue Todoist-Aufgabe: Confluence-Shortcut für Newsletter-Template erstellen.“ Gespeichert, während ich weiterlaufe.
Amazon Echo: Das Beste für die Küche. „Alexa, füge Milch zur Einkaufsliste hinzu“ – und schon steht’s in der geteilten Liste, die ich oder meine Frau beim Einkaufen auf dem Handy sehen können.
Erfassen in Lichtgeschwindigkeit
Letzte Woche im Kundentermin: Der Kunde erwähnt beiläufig eine für mich neue Anforderung – ich wollte das erst prüfen. Früher hätte ich versucht, mir das zu merken oder umständlich das Notebook aufzuklappen. Heute? Smartwatch hochgehoben, reingesprochen, weitergemacht. Der Kunde hat’s nicht mal mitbekommen.
Das Geniale: Todoist erkennt automatisch Datum und Kontext. „Morgen E-Mail an Sarah wegen Budget“ landet automatisch mit Fälligkeit und Kontext in der richtigen Liste.
Pro-Tipp: Die natürliche Spracheingabe ist ein Game-Changer. „Jeden Montag um 9 Uhr Weekly mit Team“ erstellt automatisch einen wiederkehrenden Termin.
Mein 3-Phasen-Workflow
Phase 1: Sammeln (den ganzen Tag)
Alles landet erstmal ungefiltert in der Inbox. Projektideen, Aufgaben, Erinnerungen, Einkäufe – egal wie chaotisch. Hauptsache erfasst.
Phase 2: Sortieren (jeden Abend, 10 Minuten)
Die Inbox wird geleert. Berufliche Projekte bekommen Struktur, private Aufgaben wandern in entsprechende Listen. Hier entstehen aus spontanen Notizen konkrete Projektpläne oder Urlaubsvorbereitungen.
Phase 3: Ausführen (am nächsten Tag)
Die sortierte Liste abarbeiten. Keine Überraschungen mehr, klar definierte nächste Schritte.
Konkretes Beispiel: Unsere Camper-Checklisten sind ein Lebensretter. Drei separate Listen: „Einpacken“ (von Medikamenten bis Grillzange), „Losfahren“ (Gas zu, Kühlschrank aus, Nachbarn informiert) und „Angekommen“ (Strom anschließen, Wasser auffüllen, erste Erkundung). Meine Frau und ich können beide abhaken – nie wieder was vergessen oder doppelt gemacht.
Fazit nach 6 Monaten
Todoist hat nicht nur meine Arbeitsweise verändert, sondern unser komplettes Familienleben organisiert. Aus „Ich müsste mal…“ wird „Steht auf der Liste“, egal ob beruflich oder privat. Die Geschwindigkeit der Erfassung macht den Unterschied – keine Ausreden mehr für verlorene Gedanken.
Was besonders gut funktioniert: Die Spracherfassung über alle Geräte und das nahtlose Teilen mit meiner Frau. Unsere Einkaufsliste ist immer aktuell, egal wer gerade einkaufen geht.
Was ich anders machen würde: Früher anfangen mit systematischen Checklisten. Die Camper-Listen hätten uns schon bei den ersten Urlauben viel Stress erspart.
Mein Tipp: Teste Todoist eine Woche lang sowohl beruflich als auch privat. Fang mit einer simplen geteilten Einkaufsliste an – wenn das funktioniert, wirst du schnell mehr Bereiche digitalisieren wollen.
Ach ja, und falls du dich fragst: Nein, ich bekomme kein Geld von Todoist. Ich bin nur ein überzeugter Nutzer, der endlich ein Tool gefunden hat, das so schnell ist wie meine Gedanken (manchmal sogar schneller).
Häufige Fragen zu Todoist
Funktioniert die Spracherkennung von Todoist auch auf Deutsch?
Ja, die Spracherkennung funktioniert sehr gut auf Deutsch. Todoist erkennt sogar deutsche Datums- und Zeitangaben wie „nächsten Dienstag um 14 Uhr“ und erstellt automatisch die entsprechenden Fälligkeiten.
Kann ich Todoist auch offline nutzen?
Todoist funktioniert offline und synchronisiert alle Änderungen automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das ist besonders praktisch für Notizen unterwegs oder in Bereichen mit schlechtem Empfang.
Wie unterscheidet sich Todoist von anderen To-Do-Apps?
Der Hauptunterschied liegt in der Geschwindigkeit der Erfassung und der natürlichen Spracheingabe. Während andere Apps komplex in der Bedienung sind, fokussiert sich Todoist darauf, Gedanken blitzschnell zu erfassen und später zu strukturieren.
Kann ich Listen mit anderen Personen teilen?
Ja, das Teilen funktioniert perfekt. Wir nutzen eine gemeinsame Einkaufsliste, die automatisch zwischen allen Geräten synchronisiert wird. Egal ob über Amazon Echo, Smartphone oder Smartwatch hinzugefügt – beide sehen sofort alle Änderungen.
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