Warum dein Kalender dich ausbremst (statt zu helfen)

4 Kalender-Fallen, in die fast jeder Projektmanager tappt (und wie du sie vermeidest)

Mal ehrlich: Wie oft schaust du in deinen Kalender und denkst dir „Wann soll ich denn die wichtige Arbeit machen?“ Zwischen Meetings, Terminen und bunten Blöcken ist kein Platz mehr für das, was wirklich zählt.

Ich dachte früher auch, ein voller Kalender bedeutet produktive Arbeit. Bis ich merkte: Mein Kalender war mein größter Zeitfresser geworden. Nach einem besonders frustrierenden Tag mit 7 Meetings und null echter Fortschritte habe ich radikal aufgeräumt.

Die 4 häufigsten Kalender-Killer

1. Zu viele Tools im Spiel

Outlook für Meetings, Google Calendar für persönliche Termine, Notion für Projektplanung. Jedes Tool eine weitere Baustelle. Ich nutze heute nur noch einen Kalender – und plane dort alles. Punkt.

2. Meetings ohne klaren Zweck

50% meiner Meetings hätten E-Mails sein können. Meine neue Regel: Kein Meeting ohne Agenda im Vorfeld. Hat die Anfrage keine klare Zielsetzung? Absage oder Gegenfrage.

3. Kein Schutz für Deep Work

Der größte Game-Changer: Jeden Morgen 1-2 Stunden „Fokuszeit“ blocken. Bevor das erste Meeting startet, bevor E-Mails reinkommen. Diese Zeit ist heilig und wird nicht verschoben.

4. Projekt-Arbeit als „Lückenfüller“

Strategische Projektarbeit zwischen zwei Meetings? Funktioniert nicht. Wichtige Aufgaben bekommen bei mir feste Kalender-Slots – genau wie Kundentermine.

Mein 10-Minuten-Kalender-Reset

1. Alle wiederkehrenden Meetings hinterfragen: Wirklich nötig?
2. Jeden Morgen 1-2 Stunden „Fokuszeit“ blocken (bevor der E-Mail-Wahnsinn losgeht)
3. Pufferzeit zwischen Meetings: 10 Minuten (einfach in den Kalender-Einstellungen konfigurieren)
4. Freitagnachmittag externe Meeting-freie Zone für Wochenreview und interne Struktur

Das Ergebnis? Ich schaffe heute 40% mehr wichtige Projektarbeit – mit weniger Stress. Dein Kalender soll dir dienen, nicht umgekehrt.

Dein nächster Schritt: Schau dir heute deinen Kalender für nächste Woche an. Welche 3 Termine könntest du streichen oder verkürzen? Probier es aus – du wirst überrascht sein, wie viel Zeit plötzlich da ist.

Häufige Fragen zu Kalender-Management

Wie sage ich Meetings ab, ohne unhöflich zu wirken?

Einfach ehrlich sein: “Ich merke, dass ich produktiver bin, wenn ich meine Meetingzeiten reduziere. Können wir das per E-Mail oder in einem kürzeren Call besprechen?“ Die meisten verstehen das.

Wie plane ich Deep Work, wenn ständig Notfälle dazwischenkommen?

Morgendliche Fokuszeit ist der Schlüssel – vor 9 Uhr sind die wenigsten Kollegen aktiv. Zusätzlich: Handy stumm, E-Mails zu, Status auf „Beschäftigt“. Echte Notfälle sind seltener als gedacht.

Soll ich private Termine auch im Arbeitskalender eintragen?

Definitiv ja! Arzttermine, Kita-Abholung oder Fitness gehören rein – als “Nicht verfügbar“. So vermeidest du Doppelbuchungen und schützt deine Work-Life-Balance.

Wie erkläre ich meinem Chef, dass ich weniger Meetings will?

Fokus auf Ergebnisse: “Ich schaffe 30% mehr Projektfortschritt, wenn ich Deep Work-Blöcke habe. Können wir gemeinsam schauen, welche Meetings wirklich meine Anwesenheit brauchen?“