In den letzten Wochen ist mir etwas aufgefallen: Mein Kalender ist voll, meine To-Do-Liste noch voller – aber irgendwie komme ich bei den wirklich wichtigen Sachen nicht voran. Warum? Weil ich permanent zwischen Slack-Nachrichten, Support-Tickets und „Kannst du mal kurz…“-Anfragen hin- und herspringe.
Mal ehrlich: Als Projektmanager habe ich gefühlt hundert Kleinklein-Themen gleichzeitig am Laufen. Und dann kommen noch die externen Trigger dazu – Kunden, Entwickler, die GF. Deep Work? Klingt in der Theorie super, aber im PM-Alltag fühlt es sich unmöglich an.
Das Problem: Reaktiv statt proaktiv
Projektmanagement ist per Definition ein reaktiver Job. Jemand hat immer eine Frage, ein Problem oder braucht eine Entscheidung. Das führt dazu, dass wir den ganzen Tag im „Feuerlöscher-Modus“ sind. Für strategische Planung, Budget-Analysen oder durchdachte Dokumentation bleibt kaum Zeit.
Das Resultat? Wir machen Überstunden für die Sachen, die eigentlich unsere Kernaufgaben sind. Nicht optimal.
Meine Strategie: Deep Work in kleinen Happen
Ich habe akzeptiert: Als PM bekomme ich keine 4-Stunden-Deep-Work-Blöcke. Stattdessen arbeite ich mit „Protected Focus Time“ – 90-Minuten-Fenster, die ich mir bewusst blocke. Cal Newport nennt das „Deep Work in Chunks“ – und genau das funktioniert im PM-Alltag.
Konkret sieht das so aus:
- Morgens 7:00-8:30: Mein heiliges Zeitfenster. Handy auf lautlos, Slack auf „Nicht stören“, keine Mails. In dieser Zeit mache ich Budget-Updates, Roadmap-Planung oder schreibe Meeting-Protokolle.
- Kalender-Tetris: Ich blocke diese 90 Minuten als „Fokuszeit“ im Kalender – mit roter Farbe. Kollegen sehen: Hier bin ich nicht erreichbar.
- Erwartungsmanagement: Ich habe meinem Team gesagt: „Zwischen 7 und 8:30 bin ich nicht erreichbar. Danach antworte ich auf alles.“ Funktioniert überraschend gut.
- One-Task-Deep-Work: Pro Session nur EINE Aufgabe. Kein Multitasking. Budget-Sheet fertig machen. Oder Roadmap updaten. Aber nicht beides gleichzeitig.
Was funktioniert hat (und was nicht)
✅ Hat funktioniert: Fokuszeit morgens vor dem Daily – niemand ist online, keine Ablenkung
✅ Hat funktioniert: Slack-Status auf „Fokuszeit 🔴“ setzen – visuelles Signal für’s Team
✅ Hat funktioniert: Eine Aufgabe pro Deep-Work-Session – lieber 90 Min fokussiert als 3h verzettelt
❌ Hat nicht funktioniert: 4-Stunden-Blöcke – zu lang, irgendwas Dringendes kommt immer dazwischen
❌ Hat nicht funktioniert: Nachmittags blocken – da ist die Reaktivität zu hoch
Mein Fazit
Deep Work im Projektmanagement ist schwierig, aber nicht unmöglich. Du musst nur akzeptieren, dass es anders aussieht als bei Entwicklern oder Designern. 90 Minuten fokussierte Arbeit am Morgen sind realistischer als der 4-Stunden-Deep-Work-Mythos.
Dein erster Schritt: Blocke dir morgen früh 90 Minuten im Kalender (rot!), setze deinen Slack-Status auf „Fokuszeit“ und tackle EINE wichtige Aufgabe. Du wirst merken, wie viel du schaffst, wenn du nicht alle 5 Minuten unterbrochen wirst.
Häufige Fragen zu Deep Work im Projektmanagement
Wie gehe ich mit dringenden Anfragen während meiner Fokuszeit um?
Kommuniziere vorher klar: „Zwischen 7 und 8:30 bin ich nicht erreichbar – danach antworte ich auf alles.“ In echten Notfällen können dich Kollegen immer noch anrufen. Passiert aber extrem selten, wenn du erreichbar bleibst.
Was mache ich, wenn ich morgens keine Zeit habe?
Probier die Mittagspause oder den späten Nachmittag (16-17:30 Uhr). Wichtig ist: Blocke die Zeit visuell im Kalender und kommuniziere es. Notfalls reichen auch 60 Minuten statt 90.
Welche Aufgaben eignen sich für Deep Work als PM?
Alles, was Konzentration braucht: Budget-Analysen, Roadmap-Planung, komplexe Dokumentation, Retrospektiven vorbereiten, Risikomanagement, Status-Reports schreiben. Nicht geeignet: Mails beantworten, Quick-Calls, Slack-Kommunikation.
Wie überzeuge ich mein Team, dass ich eine Fokuszeit brauche?
Sei transparent: „Ich brauche 90 Minuten am Tag für strategische Arbeit, die uns allen hilft – z.B. bessere Planung, saubere Budgets. Danach bin ich wie gewohnt erreichbar.“ Die meisten Teams verstehen das, wenn du es offen kommunizierst und verlässlich bleibst.
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